Datenschutzhinweise und Informationen
(lt. § 17 DSG-EKD Informationspflicht bei unmittelbarer Datenerhebung) für Online-Meetings der Diakonie Bremen via „Zoom“
Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Diakonie Bremen nutzt das Videokonferenztool Zoom für Online-Meetings und Online-Seminare. Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Die Diakonie Bremen nutzt Zoom durch das Tool Easymeet24 von Connect4Video (C4V) GmbH, eine Firma mit SItz in Rüsselsheim (Deutschland). C4V betreibt die Lösung von Zoom auf eigenen Servern in Rechenzentren in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Meetings der Kunden von C4V finden auf diesen Servern statt. C4V pflegt ein Datenschutzmanagementsystem und erfüllt die Vorgaben der DSGVO und des BDSG.
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Verantwortlicherfür Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings/Seminaren steht, ist das Diakonische Werk Bremen e.V., Contrescarpe 101, 28195 Bremen. Vorstand: Manfred Meyer.
Sobald Teilnehmende die Internetseite von Zoom aufrufen, ist der Anbieter von Zoom für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Zoom erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Zoom herunterzuladen. Sie können Zoom auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der Zoom-App eingeben.
Art der Datenverarbeitung
Bei der Nutzung von Zoom werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting/Seminar machen.
Folgende personenbezogene Daten können Gegenstand der Verarbeitung sein:
Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional),
Abteilung (optional)
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Bei Aufzeichnungen (optional):MP4-Datei aller Video-, Audio-und Präsentations-aufnahmen, M4A-Dateialler Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start-und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio-und Videodaten: Teilnehmende haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting/Seminar die Chat-, Fragen-oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting/Seminar anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Teilnehmende können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Zoom-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Um an einem Online-Meeting/Seminar teilzunehmen bzw. den Meeting-Raum zu betreten, müssen Teilnehmende zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
Umfang der Verarbeitung
Zoom wird für Online-Meetings/Seminare verwendet. Wenn eine Aufzeichnung erfolgen soll, wird dies den Teilnehmenden im Vorwege transparent mitgeteilt und – soweit erforderlich – eine Zustimmung eingeholt. Die Aufzeichnungssituation wird außerdem in Zoom angezeigt. Falls es zur Protokollierung des Online-Meetings/Seminars notwendig sein sollte, können auch Chatinhalte (z.B. gestellte Fragen) protokolliert werden.
Wenn Teilnehmende bei Zoom registriert sind, dann können Berichte über Online-Meetings/Seminare (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei Zoom gespeichert werden.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Diakonie Bremenverarbeitet werden, ist §49 DSG-EKD die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Zoom sein, so ist §6 DSG-EKD die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Das Interesse der Diakonie Bremen besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings/Seminaren. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings/Seminaren §6 DSG-EKD. Auch hier besteht das Interesse der Diakonie Bremen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings/Seminaren.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings/Seminaren verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Teilnehmende beachten bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings/Seminaren wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von Zoom erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Zoom vorgesehen ist.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von Zoom einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von §10 Abs. 1 Nr. 1DSG-EKD) entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.
Örtlich Beauftragter für den Datenschutz
Diakonisches Werk Bremen e.V., Regina Bukowski, Contrescarpe 101, 28195 Bremen, bukowski@diakonie-bremen.de, 0421/1638419
Rechte als Betroffene/r
Teilnehmende haben das Recht auf Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten. Teilnehmende können sich für eine Auskunft jederzeit an den o.g. Datenschutzbeauftragten wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Teilnehmende verlangen, die belegen, dass sie die Person sind, für die sie sich ausgeben.
Ferner haben Teilnehmende ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Teilnehmenden dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Teilnehmende ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Löschung von Daten
Die Diakonie Bremen löscht personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs-und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Teilnehmende haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Der Beauftragte für den Datenschutz der EKD, Lange Laube 20, 30159 Hannover
Hinweis auf Datenschutzerklärung von ZOOM
Weitere Informationen zur Datenschutzerklärung von Zoom finden Teilnehmende hier:
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Die Diakonie Bremen überarbeitet diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen.
Stand: 28.08.2020